CenterPoint® Payroll - Configuración del Portal del empleado de CenterPoint

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El Portal del empleado de CenterPoint permite a los empleados un práctico acceso en línea para ver y modificar la información de la nómina.

  • En la sección Home, el administrador de la nómina puede agregar y editar información de la nómina, anuncios de la empresa u otra información importante para ayudar a los empleados a mantenerse actualizados.
  • El Portal del empleado de CenterPoint consolida todos los servicios web de nómina de Red Wing Software en un solo lugar. Los empleados pueden abrir y ejecutar Reloj de control CenterPoint y Aviso de pago CenterPoint directamente, lo que les permite un acceso sin contratiempos a esos servicios.
  • Los empleados pueden ver y actualizar sus datos personales (nombre, dirección, teléfono y correo electrónico), las retenciones federales y estatales y la información de asignación de depósitos directos desde la sección Self-Service. Antes de crear un nuevo ciclo de pago o de actualizar la configuración de los empleados, el administrador de la nómina recibe una notificación de los cambios pendientes y puede aprobarlos o rechazarlos. Esto hace que la comunicación entre los empleados y los administradores de nóminas sea muy eficiente.
  • En la sección Quick Links, los administradores de nóminas pueden crear enlaces útiles para los empleados a cualquier sitio web o archivo externo. Utilice esta sección para comunicar las políticas de la empresa o para proporcionar información sobre prestaciones, como seguro médico y dental, gastos flexibles, IRS, 401K, etc.
  1. Agregar el módulo Portal del empleado de CenterPoint
  2. Configuración del Portal del empleado de CenterPoint
  3. Registro en el Portal del empleado para administradores
  4. Mantener los anuncios
  5. Mantener los enlaces rápidos
  6. Notificar a los empleados la información de registro en el portal
  7. Cambios pendientes en el Portal del empleado
  8. Documentación adicional
Requisito previo: Para utilizar el Portal del empleado de CenterPoint, primero debe suscribirse al servicio del Portal del empleado de CenterPoint poniéndose en contacto con el departamento de ventas de Red Wing Software.

Paso 1. Agregar el módulo del Portal del empleado de CenterPoint

  1. Si no está abierto, inicie CenterPoint haciendo doble clic en el ícono de CenterPoint de su escritorio.
  2. Seleccione File > Administration > Module Configuration Manager.
  3. Seleccione CenterPoint Employee Portal y luego haga dos veces clic en OK.
  4. Cierre CenterPoint, haga doble clic en el ícono de CenterPoint de su escritorio para reiniciarlo y luego abra su base de datos.

Paso 2. Configuración del Portal del empleado de CenterPoint

  1. Seleccione Setup > Payroll Details > Employee Portal Settings.

  1. En la pestaña General, haga clic en Register y aguarde mientras se realizan el registro y la sincronización del Portal del empleado. Una vez finalizados, se mostrará un código de empresa registrada. Tome nota de ese código. El código de empresa registrada se utiliza cuando sus empleados se registran en el Portal del empleado de CenterPoint.

  2. Seleccione la pestaña Contact Information.

  1. En las casillas Contact Name y Contact Email, ingrese la información que debe usarse en las notificaciones de correo electrónico que los empleados reciban de su parte.

  2. Seleccione la pestaña Administrators.

  1. Seleccione los Employee(s) que tengan acceso a la funcionalidad ampliada en el Portal del empleado y luego haga clic en Add. Para eliminar un administrador, seleccione el empleado en la lista y haga clic en Remove.

  2. Seleccione la pestaña Options.

  1. Seleccione las opciones a las que desea que sus empleados puedan acceder en el Portal del empleado:

    • Time Clock y Publish Pay Advices: Seleccione los servicios web de CenterPoint que su empresa utiliza para que sus empleados tengan un enlace directo al servicio desde el Portal del empleado.
    • Self-Serve: Seleccione esta opción si desea que sus empleados puedan actualizar sus asignaciones personales y de retención federal y estatal o de depósito directo. Antes de crear un nuevo ciclo de pago o de actualizar la configuración del empleado, se le notifica cualquier cambio pendiente para que pueda aprobarlo o rechazarlo.
    • Quick Links: Seleccione esta opción si desea tener la posibilidad de compartir con los empleados enlaces útiles a sitios web o archivos externos. Esta sección puede utilizarse para comunicar las políticas de la empresa o para informar acerca de prestaciones, como seguro médico y dental, gastos flexibles, IRS, 401K, etc.

  1. Haga clic en OK.

Paso 3: Registro en el Portal del empleado para administradores

Una vez finalizada la configuración del Portal del empleado de CenterPoint, sus administradores deberán proceder a registrarse en él. El administrador de la nómina deberá proporcionarles el código de empresa (que se encuentra en la pestaña Setup > Payroll Details > Employee Portal Settings > General) y su abreviatura de empleado.

  1. Desde un navegador web, ingrese a https://employeeportal.redwingsoftware.com.
  2. Haga clic en Log In.
      3. Nota: Si su empresa utiliza el Reloj de control o Publicar avisos de pago de CenterPoint, sus empleados deben iniciar sesión con la misma cuenta. Inicie sesión con su dirección de correo electrónico y su contraseña y vaya al paso 12.
  3. Haga clic en Create One! para crear una identidad.
  4. Ingrese su First Name y Last Name.
  5. Ingrese una dirección de Email y una dirección de Confirm Email.
  6. Ingrese una Password y Confirm Password. Las contraseñas deben tener al menos seis caracteres y no más de 25, deben incluir un carácter numérico y una letra minúscula.
  7. Haga clic en Create. Esto enviará un correo electrónico a la dirección que ingresó anteriormente.
  8. Verifique si recibió un correo electrónico de Red Wing Software en la dirección de correo electrónico que ingresó anteriormente.

    9. Nota: Si no recibe el correo electrónico, busque en su carpeta de correo no deseado.

  9. Haga clic en el enlace aquí que recibió en el correo electrónico.
  10. En el navegador web, haga clic en la pestaña CenterPoint Employee Portal o regrese a https://employeeportal.redwingsoftware.com.
  11. Haga clic en Proceed.
  12. Ingrese el Company Code que le proporcionó su administrador de la nómina.
  13. Ingrese su Employee Code (esta es la abreviatura de empleado utilizada en CenterPoint Payroll, ubicada en Setup > Employees).
  14. Haga clic en Submit. Se enviará un correo electrónico de confirmación desde el Portal del empleado de CenterPoint a la dirección de correo electrónico que proporcionó durante el registro.

    15. Nota: Si no recibe el correo electrónico, busque en su carpeta de correo no deseado.

Paso 4: Mantener los anuncios

Los anuncios se pueden mantener solo cuando un empleado que fue designado administrador inició sesión en el Portal del empleado.

  1. Inicie el Portal del empleado de CenterPoint.
  2. En la parte izquierda de la pantalla, seleccione Home. Para crear un anuncio, haga clic en el signo más en la parte inferior de la pantalla.

  1. En la casilla Description, ingrese hasta 500 caracteres de texto para el anuncio.
  2. En la casilla Sequence, ingrese un número que determinará el orden de los anuncios que aparecen en la lista de anuncios.

  1. Para editar un anuncio, seleccione el enlace, haga clic en el ícono y realice los cambios en la pantalla Edit Announcements. Para eliminar un anuncio, selecciónelo, haga clic en el ícono , y en el mensaje «Are you sure you want to delete the announcement?», haga clic en Yes.

Paso 5: Mantener los enlaces rápidos

Los enlaces rápidos se pueden mantener solo cuando un empleado que fue designado administrador inició sesión en el Portal del empleado.

  1. Inicie el Portal del empleado de CenterPoint.
  1. Para agregar un enlace rápido, en la parte izquierda de la pantalla, seleccione Quick Links. Para crear un enlace, haga clic en el signo más en la parte inferior de la pantalla.

  1. Ingrese la URL, la Label y la Description del sitio web que desea vincular.

  2. En la casilla Sequence, ingrese un número que determinará el orden de los enlaces que se muestran en la lista de enlaces rápidos.

  1. Para editar un enlace rápido, seleccione el enlace, haga clic en el ícono y luego realice los cambios en la pantalla Edit Quick Link. Para eliminar un enlace rápido, selecciónelo, haga clic en el ícono y, en el mensaje «Are you sure you want to delete the link?», haga clic en Yes.

Paso 6: Notificar a los empleados la información de registro en el portal

Proporcione a sus empleados su Company Code y su EmployeeCode y pídales que sigan las instrucciones del Employee Quick Reference para el CenterPoint Employee Portal para registrarse en el Portal del empleado de CenterPoint.

Paso 7: Ver/Aceptar cambios pendientes en el Portal del empleado

Cuando los empleados realizan cambios en su información personal o de retenciones federales/estatales o en las asignaciones de depósitos directos, los cambios pendientes se mostrarán en la pantalla Employee Portal Pending Changes en CenterPoint Payroll para que un administrador de nóminas los apruebe o los rechace. También se mostrará un mensaje como advertencia de que existen cambios pendientes antes de crear una nueva nómina o actualizar la configuración del empleado.

  1. Para ver los cambios pendientes realizados por sus empleados en la sección Self-Serve del Portal del empleado, seleccione Setup > Payroll Details > Employee Portal Pending Changes o desde la sección There are changes pending for review del Portal del empleado. El mensaje «Would you like to process those changes now?» se mostrará durante el procesamiento de una nómina o durante la configuración de un empleado.

  1. Seleccione los cambios pendientes que desee revisar y luego haga clic en Review. El cambio pendiente se mostrará resaltado en amarillo. Este ejemplo será para el cambio pendiente de la retención federal.

  1. Para procesar los cambios pendientes:

    • Haga clic en Accept. Cuando se acepte el cambio, aparecerá una marca de verificación verde en la pantalla Employee Portal Pending changes.

  • Haga clic en Reject para rechazar el cambio pendiente y agregar Rejection Notes. Cuando se rechace un cambio, se enviará un correo electrónico al empleado con la información que ingresó en la pantalla Rejection Notes y se mostrará una x roja en la pantalla Employee Portal Pending changes.

  1. Podrá revisar los cambios aceptados o rechazados y podrá revisar el estado hasta que haga clic en Save.

  2. Haga clic en Save. Los cambios aprobados se guardarán en CenterPoint Payroll, y los rechazados se eliminarán. Todo lo que esté pendiente quedará disponible para ser revisado más adelante.

Paso 8: Documentación adicional

  1. Documentación disponible: La siguiente documentación está disponible y puede distribuirse entre los empleados. Haga clic en el siguiente enlace para ver la documentación.
    1. Employee Quick Reference for the CenterPoint Employee Portal: Este documento contiene información concisa sobre el uso del Portal del empleado de CenterPoint.

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